ทฤษฎีขององค์การและสิ่งแวดล้อม
(Theories of Organizations and Environments)
โดย ดร. อนุรักษ์ วัฒนะถาวรวงศ์
แบบทฤษฎีต่าง ๆ ได้พัฒนาจากมุมมองแบบระบบปิด (closed systems model) เป็นมุมมองแบบระบบเปิด (open systems model) คือเปลี่ยนจากการให้ความสำคัญของลักษณะองค์การภายใน (internal characteristics) ไปสู่องค์การที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาจากสภาพแวดล้อมภายนอกของการแข่งขัน การปฏิสัมพันธ์ และการพึ่งพาอาศัยกัน Boulding (1956) ให้ความหมายของระบบ (system) ว่าเป็นการรวบรวมส่วนประกอบต่าง ๆ ที่มีปฏิสัมพันธ์กันและออกแบบเพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ ทฤษฎีระบบนี้จะมององค์การเป็นความซับซ้อนขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ที่มีปัจจัยนำเข้า (input) กระบวนการ (process) ปัจจัยนำออก (output) ข้อมูลป้อนกลับ (feedback) รวมทั้งสิ่งแวดล้อม (environment) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นขององค์ ประกอบอันใดอันหนึ่งในระบบจะส่งผลให้องค์ประกอบอื่น ๆ เปลี่ยนแปลงด้วย ขณะที่ทฤษฎีองค์การแบบดั้งเดิมมีมุมมองแบบง่าย ๆ ที่มีแค่มิติเดียว แต่ทฤษฎีองค์การระบบจะมีมุมมองหลายมิติและซับซ้อน โดยจะมีความสัมพันธ์ที่เป็นเหตุเป็นผล (cause-and-effect relationship)
Organizations and the System Concept – Daniel Katz & Robert L. Kahn
ในระบบของสังคมจะประกอบด้วยองค์การที่มีกิจกรรมที่เป็นรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งมีความสัมพันธ์และพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกันในผลผลิตหรือปัจจัยนำออก และเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ อย่างต่อเนื่อง โดยมีปัจจัยนำเข้าที่เป็นพลังงาน (energic input) มีการเปลี่ยนแปลงพลังงานในระบบ และได้ผลลัพธ์ออกมาเป็นสินค้าหรือปัจจัยนำออกที่เป็นพลังงาน (energic output) โดยใช้การแลกเปลี่ยนที่เป็นเงินในการซื้อขายปัจจัยนำเข้าที่เป็นวัตถุดิบต่าง ๆ หรือปัจจัยนำออกที่เป็นสินค้าต่าง ๆ เพื่อมาใช้หมุนเวียนต่อในระบบอย่างต่อเนื่องและซ้ำ ๆ
หลักเกณฑ์พื้นฐานของระบบสังคม จะมีรูปแบบของการแลกเปลี่ยนพลังงานหรือกิจกรรมของมนุษย์เป็นผลลัพธ์ออกมา และใช้ผลลัพธ์นั้นแปลงกลับเป็นพลังงานที่จะส่งผลกลับต่อไปในรูปแบบเดิม ดังนั้นหน้าที่หรือวัตถุประสงค์ขององค์การนั้นจะไม่ใช่หมายถึงจุดประสงค์ของผู้นำหรือสมาชิกกลุ่ม แต่จะเป็นผลที่เกิดขึ้นของแหล่งพลังงานในการรักษาระบบให้มีผลผลิตเดิม ๆได้อย่างต่อเนื่อง รูปแบบของระบบที่มีปัจจัยนำเข้าและปัจจัยนำออกมาจากทฤษฎีระบบเปิดของ von Bertalanffy ที่มุ่งเน้นความสัมพันธ์ต่าง ๆ โครงสร้างและการพึ่งพาอาศัยกันมากกว่าที่จะมองทุกอย่างไม่เปลี่ยนแปลง
คุณลักษณะที่สำคัญของระบบเปิด (open systems) ประกอบด้วย
1. มีพลังงานที่นำเข้ามา (importation of energy) ระบบเปิดจะต้องนำเข้ารูปแบบของพลังงานจากสิ่งแวดล้อมภายนอก เช่น ร่างกายต้องการอ็อกซิเจนจากอากาศ ต้องการอาหารจากโลกภายนอก ลักษณะนิสัยก็ขึ้นอยู่กับสิ่งเร้าในโลกภายนอกเช่นกัน ไม่มีสังคมใดที่มีโครงสร้างที่อยู่ได้ด้วยตัวเองลำพังได้
2. มีกระบวนการเปลี่ยนแปลง (though-put) ระบบเปิดต้องมีการเปลี่ยนพลังงานที่มีอยู่ เช่น ร่างการเปลี่ยนแป้งและน้ำตาลเป็นความร้อนและพลังงาน ลักษณะนิสัยเปลี่ยนรูปแบบของสารเคมีและอนุภาคไฟฟ้าของสิ่งเร้าเป็นการรับรู้และข้อมูลในระบบความคิด หรือการแปลงวัตถุดิบเป็นสินค้าและบริการต่าง ๆ รวมถึงคนที่ได้รับการฝึกอบรม
3. ปัจจัยนำออก (output) ระบบเปิดต้องส่งผลผลิตไปสู่สิ่งแวดล้อม เช่น ร่างกายจะปล่อยคาร์บอนไดอ็อกไซด์จากปอดให้กับต้นไม้ที่อยู่ในสิ่งแวดล้อม เช่น ผลผลิตที่เป็นสินค้าและบริการต่าง ๆ
4. มีการหมุนเวียนอย่างต่อเนื่องของเหตุการณ์ (systems as cycles of events) รูปแบบของกิจกรรมในการแลกเปลี่ยนพลังงานจะมีลักษณะการหมุนเวียนอย่างต่อเนื่อง กิจกรรมนั้นก็จะเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก เช่น ในอุตสาหกรรมมีการแลกเปลี่ยนจากปัจจัยนำเข้าที่เป็นวัตถุดิบและแรงงานเป็นปัจจัยนำออกที่เป็นสินค้าที่ขายได้ในท้องตลาด ได้เงินกลับมาเพื่อที่จะซื้อวัตถุดิบใหม่และจ่ายค่าแรงในการผลิตต่อไป โดยเป็นกิจกรรมที่หมุนเวียนอย่างต่อเนื่อง ซึ่งก็ตรงกับแนวคิดเหตุการณ์ที่เกิดอย่างซ้ำ ๆ ต่อเนื่อง (chain of events) ของ Allport
5. หยุดภาวะเสื่อมสลาย (negative entropy) ระบบเปิดจะต้องมีดักจับกระบวนการเสื่อมสลาย (entropic process) ให้ได้เพื่อความอยู่รอด ซึ่งกระบวนการเสื่อมสลายนี้เป็นกฎธรรมชาติที่ว่าทุกสิ่งทุกอย่างนั้นจะต้องมีอันเสื่อม ดับสูญ หรือตายไป โดยที่ระบบเปิดจะต้องนำพลังงานเข้ามามากกว่าที่จะใช้และเก็บพลังงานนี้ไว้ และสามารถที่จะหยุดความเสื่อมสลายนี้ได้
6. ปัจจัยนำเข้าที่เป็นข้อมูล ข้อมูลป้อนกลับที่เป็นลบ และกระบวนการแปลงความหมาย (information input, negative feedback and coding process) ข้อมูลมีความสำคัญที่ใช้สัญญาณให้ทำหน้าที่ต่าง ๆ ส่วนข้อมูลป้อนกลับที่เป็นลบจะทำให้ระบบแก้ไขตัวเองจากสิ่งที่ผิดปกติ เช่น เครื่องปรับอุณหภูมิ (thermostat) ใช้ในการควบคุณอุณหภูมิของห้อง และมีกระบวนการตรวจ สอบว่าข้อมูลข่าวสารอันใดมีประโยชน์หรือไม่ เพราะเป็นไปไม่ได้ที่จะรับข้อมูลเข้าไปในระบบทั้งหมด จึงจำเป็นที่จะต้องเลือก
7. การรักษาตนเองให้อยู่ในภาวะสมดุลย์ (steady state and dynamic homeostasis) พลังงานจถถูกนำมาใช้ในการรักษาความเสถียรในการแลกเปลี่ยนพลังงานของระบบ เช่น การรักษาระดับอุณหภูมิของร่างกาย ไม่ว่าสิ่งแวดล้อมภายนอกจะมีความชื้น หนาว หรือร้อน ระบบของร่างกายก็จะทำหน้าที่ปรับสมดุลย์ให่ร่างกายมีอุณหภูมิเท่าเดิมตลอดเวลา นอกจากนั้นแล้ว เรายังสามารถคาดการณ์สิ่งที่รบกวนหรือปัญหาในอนาคตได้ เช่น เราจะกินก่อนที่จะรู้สึกหิวจัด สภาวะนี้เรียกว่า การรักษาสมดุลย์ที่เป็นพลวัตร (dynamic homeostasis) คือการคงรักษารูปแบบลักษณะของระบบไว้ โดยนำเข้าพลังงานมากกว่าที่จะส่งออกไปหมด เพื่อเก็บสำรองไว้ใช้ยามฉุกเฉิน เช่น ร่างกายจะเก็บไขมันไว้เป็นพลังงานสำรอง เป็นต้น
8. ความแตกต่างของหน้าที่ (differentiation) ระบบเปิดจะมุ่งไปสู่รูปแบบของหน้าที่แตกต่างกันโดยแบ่งตามความชำนาญ เช่น อวัยวะที่ใช้รับรู้จะประกอบด้วยระบบประสาทต่าง ๆ ที่มีความซับซ้อนโดยพัฒนามาจากเนื้อเยื่อเซลล์ประสาท
9. การไปถึงจุดหมายเดียวกัน (equifinality) ระบบสามารถที่จะไปถึงจุดหมายเดียวกันได้ โดยมีเงื่อนไขที่แตกต่างกันรวม ทั้งมีวิธีการที่แตกต่างกันที่จะไปถึงเป้าหมายเดียวกัน
สรุปข้อคิดเห็น ผู้เขียนเห็นด้วยกับการจัดองค์การโดยมีแนวคิดระบบของ Katz และ Kahn เพราะในทางปฏิบัติแล้วทุกสิ่งทุกอย่างจะต้องมีปฎิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอกอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าเราเข้าใจในเรื่องของความสัมพันธ์ที่เป็นเหตุเป็นผล จะทำให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ และสามารถแก้ปัญหาได้ทันท่วงที
Organizations in Action – James D. Thompson
แนวทางการศึกษาองค์การ (strategies for studying organizations) Gouldner ได้แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างของแบบความเป็นเหตุเป็นผล (rational model) ที่มีผลมาจากแนวการศึกษาระบบปิด (closed-system strategy) โดยมุ่งเน้นความแน่นอน (certainty) ซึ่งจะนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพ และแบบระบบธรรมชาติ (natural-system model) ที่มาจากแนวคิดระบบเปิด (open-system strategy) ซึ่งจะต้องพบกับสิ่งที่ไม่แน่นอน (uncertainty) เป็นการมุ่งเน้นความอยู่รอดมากกว่าเป้าหมาย และเป็นการรักษาความสมดุลย์ของตัวเอง (homeostasis) จากการศึกษาของ Simon, March และ Cyert ระบุว่าองค์การมีกระบวนการ พัฒนานการค้นหา เรียนรู้ และตัดสินใจ ในการตัดสินใจนั้นจะอยู่ในเหตุผลที่มีอยู่จำกัด (bounded rationality) ทำให้ไม่สามารถตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้ (maximizing) แต่จะเป็นการตัดสินใจที่น่าพอใจที่สุด (satisficing) จึงเป็นที่มาของแนวคิดธรรมเนียมใหม่ (new tradition) ที่เป็นทางสายกลาง คือมององค์การที่ซับซ้อนเป็นระบบเปิด แต่ยังคงใช้หลักความเป็นเหตุเป็นผล และมุ่งเน้นการควบคุมสิ่งที่ไม่แน่นอน และยังใช้แนวคิดของ Parsons ที่ว่าองค์การมีความรับผิดชอบสามระดับคือ ระดับเทคนิค (technical) ที่เป็นการผลิตสินค้าและบริการ ควบคุมให้มีความแน่นอนที่สุดให้ทำงานอย่างมีเหตุผลและมีประสิทธิภาพ ระดับสถาบัน (institutional) ในฐานะที่องค์การอยู่ในระบบสังคมส่วนรวม ต้องมีความชอบธรรมและเป็นที่ยอมรับของชุมชน ซึ่งอยู่ในระบบเปิดที่มีความไม่แน่นอนมาก และระดับจัดการ (managerial) ที่เป็นตัวกลางในการบริหารองค์การโดยใช้หลักเหตุผลและประสิทธิภาพที่เกี่ยวกับเทคนิค และใช้หลักความยืดหยุ่นปรับตัวเข้ากับความไม่แน่นอนที่เกี่ยวกับสถาบัน
ความเป็นเหตุเป็นผลในองค์การ (rationality in organization) Thompson กล่าวถึงเทคโนโลยีที่จะส่งผลลัพธ์ที่ต้องการไว้สามแบบดังนี้ เทคโนโลยีแบบเชื่อมโยงกัน (long-linked technology) เป็นการผลิตจำนวนมากที่มีกระบวนการต่อเนื่อง มีการพึ่งพากันต่อกัน เทคโนโลยีแบบตัวกลาง (meditating technology) เป็นตัวกลางในการให้บริการ เช่น ธนาคารเป็นตัวกลางระหว่างผู้ฝากและผู้กู้ และเทคโนโลยีแบบเข้มข้น (intensive technology) เป็นการรวมเทคโนโลยีหลายแบบเข้าด้วยกัน
Thompson ได้สรุปข้อเสนอดังต่อไปนี้
ข้อเสนอที่ 1 ภายใต้ปทัสถานของความเป็นเหตุเป็นผล องค์การจะมองหาวิธีการปิดตัวเองจากอิทธิพลของสิ่งแวดล้อมที่ส่งผลต่อเทคโนโลยีหลัก เพราะความเป็นเหตุเป็นผลทางเทคนิค (technical rationality) ในระบบซึ่งมีความสัมพันธ์ของเหตุและผลจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการได้สมบูรณ์เมื่ออยู่ในตรรกะของระบบปิด
ข้อเสนอที่ 2 ภายใต้ปทัสถานของความเป็นเหตุเป็นผล องค์การจะมองหาวิธีกันตัวเองออกจากอิทธิพลของสิ่งแวดล้อมที่อยู่รอบเทคโนโลยีหลักรวมถึงส่วนประกอบที่เป็นปัจจัยนำเข้าและปัจจัยนำออก เพราะมองตัวเองอยู่ในตรรกะของระบบเปิด
ข้อเสนอที่ 3 ภายใต้ปทัสถานของความเป็นเหตุเป็นผล องค์การจะมองหาวิธีทำให้การจัดการปัจจัยนำเข้าและปัจจัยนำออกไหลลื่นสะดวก เช่น ในตลาดที่ผันผวน ต้องสร้างคลังสินค้าเพื่อเก็บสินค้าไว้รองรับความต้องการของตลาดที่ไม่แน่นอน
ข้อเสนอที่ 4 ภายใต้ปทัสถานของความเป็นเหตุเป็นผล องค์การจะมองหาวิธีการพยากรณ์และปรับตัวเองให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมที่ไม่ได้เตรียมการไว้ เช่น การวางแผนเพิ่มยอดขายในช่วงตกต่ำ สายการบินให้ราคาพิเศษช่วงโลซีซั่น หรือการจัดรายการส่งเสริมการขายของห้างสรรพสินค้าต่าง ๆ ช่วงยอดขายตก
ข้อเสนอที่ 5 เมื่อองค์การได้สร้างกันชน ปรับเปลี่ยน และพยากรณ์สิ่งที่ไม่ได้ปกป้องเทคโนโลยีหลักจากความผันผวนของสิ่งแวดล้อมแล้ว ภายใต้ปทัสถานของความเป็นเหตุเป็นผล องค์การจะอาศัยการปรับสัดส่วน เช่น เมื่อสินค้าขาดตลาดผู้ผลิตต้องปันสินค้าเป็นอัตราส่วนให้กับผู้ค้าส่งหรือผู้จัดจำหนายต่อไป ในช่วงที่เกิดความหายนะทางธรรมชาติโรงพยาบาลก็ต้องจัดพื้นที่ปกติรับมือกับคนไข้ฉุกเฉิน
ในตรรกะของความเป็นเหตุเป็นผลขององค์การ เทคโนโลยีหลักจะใช้แนวคิดระบบปิดเพื่อควบคุมอิทธิพลของสิ่งแวดล้อม ขณะที่ยังต้องเชื่อมกับปัจจัยนำเข้าและปัจจัยนำออกที่อยู่ในสิ่งแวดล้อมรอบนอกในแนวคิดระบบเปิด โดยมองอิทธิพลของสิ่งแวดล้อมเป็นข้อจำกัดในการแสดงออกขององค์การ (organization action) ที่จะต้องหาวิธีควบคุมตัวเองในขณะที่มีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดลอมที่ผันผวนตลอดเวลา
สรุปข้อคิดเห็น ผู้เขียนเห็นด้วยกับข้อเสนอของ Thompson ที่องค์การจะต้องประยุกต์ใช้แนวคิดของระบบปิดและระบบเปิดในการควบคุมอิทธิพลของสิ่งแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยการปกป้องเทคโนโลยีหลักไม่ให้มีผลกระทบจากส่วนนี้ ขณะเดียวกันก็มีการวางแผนป้องกันสิ่งที่ไม่ได้เตรียมการไว้รับมือไว้อีกด้วย ในทางปฏิบัติแล้วจะมีสิ่งแวดล้อมภายนอกต่างของสังคม เศรษฐกิจ และการเมืองที่มีโอกาสส่งผลกระทบตลอดเวลา
Institutionalized Organizations : Formal Structure as Myth and Ceremony – John W. Meyer & Brian Rowan
องค์การเป็นทางการเป็นระบบของกิจกรรมที่ร่วมกันและใช้ควบคุมการทำงานในเครือข่ายที่ซับซ้อนและมีความสัมพันธ์กับการแลกเปลี่ยนที่มีความเชื่อมต่อกับสภาพแวดล้อม ในสังคมสมัยใหม่จะองค์การเป็นทางการจะอยู่ในบริบทที่มีความเป็นสถาบัน (institutionalized) มากขึ้น โดยมีกฎเกณฑ์ของความเป็นสถาบันจะทำหน้าที่เป็นกันชนให้กับโครงสร้างที่เป็นทางการจากความไม่แน่นอน (uncertainty) เป็นการเกาะกันอย่างหลวม ๆ (loosely coupled) และเป็นการเชื่อมระหว่างโครงสร้างที่เป็นทางการกับกิจกรรมในการทำงาน
Meyer และ Rowan ได้สรุปข้อเสนอดังนี้
ข้อเสนอที่ 1 ขณะที่กฎของความเป็นสถาบันที่มีความเป็นเหตุเป็นผลเกิดขึ้นในกิจกรรมในการทำงาน องค์การที่เป็นทาง การจะสร้างและขยายตัวโดยรวมกฎนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างด้วย
ข้อเสนอที่ 2 ยิ่งสังคมมีการความทันสมัยมากเท่าไร ก็จะยิ่งเกิดโครงสร้างที่มีความเป็นสถาบันและมีความเป็นเหตุเป็นผลมากเท่านั้น และยิ่งขยายอาณาเขตที่ของความเป็นสถาบันและความเป็นเหตุเป็นผล อธิบายได้ในรูป 1.1 แสดงถึงที่มาของโครงสร้างองค์การที่เป็นทางการ
รูป 1.1 แสดงถึงที่มาของโครงสร้างองค์การที่เป็นทางการ
องค์ประกอบของความเป็นสถาบันที่เป็นเหตุเป็นผล
ความทันสมัยของสังคม โครงสร้างองค์การที่เป็นทางการ
ความซับซ้อนของเครือข่ายขององค์การที่เป็นสังคมและการแลกเปลี่ยน
ในความสัมพันธ์ขององค์การต่อสิ่งแวดล้อมที่มีความเป็นสถาบัน องค์การที่เป็นทางการจะทำตัวให้เข้ากันได้กับสิ่งแวดล้อมโดยมีการพึ่งพาอาศัยกันและกันด้านเทคนิคและการแลกเปลี่ยน หรือเรียกว่า Isomorphism นอกจากนั้นความเป็นสถาบันที่เป็นเหตุเป็นผลนั้นจะสร้างความเชื่อ (myth) ของโครงสร้างที่เป็นทางการในองค์การ เช่น ถ้าสังคมมุ่งเน้นความปลอดภัยต่อสิ่งแวดล้อม ก็จะต้องสร้างกฎของความปลอดภัย แผนกความปลอดภัย และโปรแกรมความปลอดภัยเพื่อตอบสนองสิ่งที่สังคมต้องการ แต่ถ้าไม่ทำก็ถือว่าไม่ให้ความร่วมมือ ละเลย อาจถูกต่อต้านได้ การใช้เกณฑ์การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกก็มีความสำคัญ เช่น การให้รางวัลโนเบลที่เป็นพิธีที่ปฎิบัติมาสำหรับผู้ที่ทำคุณประโยชน์อย่างใหญ่หลวงให้กับมนุษยชาติ หรือการกำหนดวิธีปฎิบัติทางบัญชีแนวใหม่ที่ใช้ในทางธุรกิจที่กำหนดการวัดเป็นตัวเงินออกมา ทำให้สามารถวัดผลการประเมินได้
สิ่งแวดล้อมที่มีความเป็นสถาบันจะสร้างความเสถียรให้กับความสัมพันธ์ขององค์การทั้งภายนอกและภายใน ซึ่งจะเป็นตัวกันชนให้กับความแปรปรวนของสิ่งแวดล้อม เช่น โรงเรียนที่สอนเด็ก โรงพยาบาลที่รักษาคนไข้ โดยจะได้รับเงินอุดหนุนจากรัฐอย่างต่อเนื่อง ความสำเร็จและการอยู่รอดขององค์การนั้นจะต้องถูกต้องตามกฎหมาย ชอบธรรม และมีทรัพยากรเพียงพอ จะอธิบายได้ในรูป 2.1 ความอยู่รอดขององค์การ
รูป 2.1 ความอยู่รอดขององค์การ
ความเชื่อในความเป็น ความเข้ากันได้ขององค์การกับ
สถาบันที่เป็นเหตุเป็นผล ความเชื่อในความเป็นสถาบัน
ความถูกต้องชอบธรรม ความอยู่รอด
ประสิทธิภาพขององค์การ และทรัพยากร
ข้อเสนอที่ 3 องค์การซึ่งรวมองค์ประกอบของความเป็นเหตุเป็นผลที่สังคมเป็นว่าถูกต้องในโครงสร้างที่เป็นทางการจะสร้างความชอบธรรมในการขยายและได้รับทรัพยการเพิ่มรวมทั้งมีความสามารถในการอยู่รอด
ความอยู่รอดขององค์การนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการที่เป็นความสัมพันธ์กัน (relational demand) เป็นความต้องการในการพัฒนาโครงสร้างของกิจกรรมที่ใช้สร้างความร่วมมือและควบคุมในองค์การเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและความสามารถในการแข่งขัน และความต้องการที่มีความเป็นสถาบัน (institutionalized demand) เป็นความต้องการที่มีความสัมพันธ์ภายนอกกับสังคม เช่น การให้การศึกษาของโรงเรียน การให้บริการประชาชนของหน่วยงานรัฐต่าง ๆ
ปัญหาที่เกิดขึ้นคือความไม่สอดคล้องกัน (inconsistency) ในองค์การที่มีความเป็นสถาบัน ที่เกิดจากความขัดแย้งของในกฏเกณฑ์และวิธีปฏิบัติ เช่น คนป่วยต้องได้รับการรักษาให้หาย ไม่ใช่จะมามุ่งแต่ประสิทธิภาพ รถเมล์ไม่ต้องรอให้ผู้โดยสารเต็มก็ต้องออกรถไปสู่จุดหมาย เป็นต้น ปัญหาความไม่สอดคล้องจะแก้ได้โดย แยกส่วนออกจากกัน (decoupling) ระหว่างโครงสร้างและกิจกรรม เช่น โรงพยาบาลรักษาคนไข้ให้หาย ไม่ใช่มาเน้นค่ารักษา โรงเรียนผลิตนักเรียน ไม่ใช่มาเน้นเก็บค่าเล่าเรียน นอกจากนั้นต้องสร้างความเชื่อมั่น ความศรัทธาและหลีกเลี่ยงการตรวจสอบและการประเมินผล ดังรูป 1.3 ผลขององค์การที่มีความเป็นสถาบันแบบ Isomorphism
รูป 1.3 ผลขององค์การที่มีความเป็นสถาบันแบบ Isomorphism
แยกส่วนประกอบหน่วย่อยต่างในโครงสร้างจากกิจกรรม
สิ่งแวดล้อมที่มีความเป็นสถาบันแบบ Isomorphism สร้างความเชื่อที่เป็นความมั่นใจและศรัทธา
หลีกเลี่ยงการตรวจสอบและการประเมินผล
ข้อเสนอที่ 4 จากการพยายามที่จะควบคุมและประสานของกิจกรรมในองค์การที่มีความเป็นสถาบันจะนำไปสู่ข้อขัดแย้งและเสียความชอบธรรม ดังนั้นต้องแยกองค์ประกอบของโครงสร้างออกจากกิจกรรมด้วย
ข้อเสนอที่ 5 ยิ่งโครงสร้างองค์การมีความเชื่อที่เป็นสถาบันมากเท่าไร ก็ยิ่งต้องสร้างความมั่นใจ ความพึงพอใจ ความศรัทธา ทั้งภายนอกและภายในให้มากขึ้นด้วย
ข้อเสนอที่ 6 องค์การที่มีความเป็นสถาบันจะลดการตรวจสอบและการประเมินผลจากภายในและภายนอก
สรุปข้อคิดเห็น ผู้เขียนไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอของ Myer และ Rowan ในแนวคิดองค์การที่มีความเป็นสถาบันที่มีการปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม โดยใช้หลักโครงสร้างที่เป็นทางการและเป็นเหตุเป็นผล ในทางปฏิบัติแล้วการสร้างความเชื่อมั่นและความศรัทธาโดยไม่ปล่อยให้มีการตรวจสอบและประเมินผล โดยเฉพาะในหน่วยงานของรัฐนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้ ยิ่งปล่อยก็ยิ่งควบคุมไม่ได้ เพราะในสังคมก็ยังมองว่าระบบราชการมีความล่าช้า ทุจริต เห็นแก่ประโยชน์ของตนเองเป็นหลัก
External Control of Organizations: A Resource Dependence Perspective – Jeffrey Pfeffer & Gerald R. Salanick
หลักของความอยู่รอดองค์การคือความสามารถในการได้มาและคงไว้ซึ่งทรัพยากร ไม่มีองค์การใดที่จะอยู่ได้ด้วยตัวเองเพราะต้องนำเข้าทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อม และต้องมีความสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม เช่น หน่วยงานของรัฐ สมาคม ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย การแข่งขัน เป็นต้น สิ่งแวดล้อมจะเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา มีผู้เข้ามาใหม่และออกไป และแหล่งของทรัพยากรก็มีน้อยลง ปัญหาก็คือจะใช้และได้มาซึ่งทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดได้อย่างไร
ในการศึกษาองค์การและสิ่งแวดล้อมจะต้องเข้าใจผลของสิ่งแวดล้อมที่มีต่อองค์การ และผลขององค์การที่มีต่อสิ่งแวดล้อมด้วย ประสิทธิผลขององค์การ (organization effectiveness) เป็นความสามารถในการสร้างผลลัพธ์และการกระทำ เป็นมาตรฐานที่องค์การจะตอบสนองความต้องการของกลุ่มและองค์การต่าง ๆ และเป็นการยอมรับที่ตัดสินจากภายนอกองค์การ ไม่เหมือนกับประสิทธิภาพขององค์การ (organization efficiency) ที่เป็นมาตรฐานการวัดผลงานภายใน ส่วนสิ่งแวดล้อมนั้นประกอบด้วยเหตุกรณ์ต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อกิจกรรมหรือผลลัพธ์ขององค์การ เช่น ถ้าโรงเรียนไม่ได้สอนการอ่านหรือเขียนภาษาให้ถูกต้อง ก็จะส่งผลให้มหาวิทยาลัยต้องเสียเวลาและทรัพยากรในการสอนใหม่เพิ่มขึ้น หรือบรรณาธิการต้องส่งกลับไปแก้ไขการเขียนอีกหลายรอบ เป็นต้น แต่องค์การสามารถสร้างกันชนให้ตัวเองกับสิ่งแวดล้อม เมื่อที่จะไม่ได้รับผลกระทบจากสิ่งที่ไม่แน่นอน เช่น ร้านทำเค้กที่มีสต็อกน้ำตาลอยู่มากจะไม่ได้รับผลกระทบจาการเปลี่ยนแปลงราคาของน้ำตาลที่เพิ่มขึ้นหรือขาดตลาด แต่องค์การก็ไม่สามารถแยกตัวหรือสร้างกันชนกับทุกเหตุการณ์ในสิ่งแวดล้อมได้ ดังนั้นจึงต้องใช้วิธีแยกส่วนประกอบกันอยู่แบบหลวม ๆ (loosely coupled) เพื่อที่จะทราบถึงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบต่างในระบบ ซึ่งมีความสำคัญในการสร้างความอยู่รอดขององค์การ และสิ่งที่สำคัญต่อมาในบริบทขององค์การและสิ่งแวดล้อมคือข้อจำกัด (constraints) เป็นการตอบสนองต่อสถานการณ์ที่มีความเป็นไปได้ ที่ส่งผลต่อกระบวนการตัดสินใจในการหลีกเลี่ยงผลที่ไม่พึงประสงค์ และปรับตัวเข้าสภาพแวดล้อมโดยเลือกทางที่ดีที่สุด
บทบาทของฝ่ายจัดการจะต้องเป็นสัญลักษณ์ในการรับผิดชอบและรับความเสี่ยงในผลลัพธ์และกิจกรรมขององค์การ เช่น ข้อจำกัดของการทำธุรกรรมกับรัฐ มีกฎว่าจะต้องให้มีการรับคนกลุ่มน้อยและผู้หญิงเข้าทำงานด้วย ฝ่ายจัดการจะเป็นผู้สนับสนุน (advocator) เป็นการปรับเปลี่ยนข้อจำกัดและความต้องการของสังคม โดยพยายามสร้างสิ่งแวดล้อมให้ส่งผลด้านบวกกับองค์การ หรือเป็นผู้ดำเนินการ (processor) ในการตอบสนองต่อความต้องการขององค์การ โดยการปรับให้องค์การมีความสอดคล้องกับข้อจำกัดที่กำหนดโดยบริบทของสังคม
สรุปข้อคิดเห็น ผู้เขียนเห็นด้วยกับแนวคิดของ Pfeffer และ Salanick ในการควบคุมปัจจัยภายนอกองค์การที่มีการพึ่งพาอาศัยทรัพยากรเพื่อความอยู่รอด ในทางปฏิบัติแล้วองค์การจะต้องเข้าใจสิ่งแวดล้อมและพร้อมที่จะเตรียมรับมือกับสถานการณ์ที่ผันผวน ไม่แน่นอน และเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
Demography of Corportation and Industries – Glenn R. Carroll & Michael T. Hannan
กระบวนการทางสิ่งแวดล้อมแบ่งได้เป็นสองอย่าง แบบแรกเคือกระบวนการแบบภายนอก (exogenous process) เป็นกระบวนการของสิ่งแวดล้อมที่ปรับรูปร่าง เปลี่ยนแปลงองค์การและประชากรขององค์การ แบบที่สองคือกระบวนการแบบภายใน (endogenous process) เป็นกระบวนการของสิ่งแวดล้อมที่ประชากรขององค์การเป็นสิ่งแวดล้อมหลักในกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์การและเป็นการศึกษาเรื่องประชากร (demography)
ปัจจัยที่ส่งผลต่อสิ่งแวดล้อมภายนอกได้แก่
1. ทรัพยากร (resource) ในการสร้างและรักษาองค์การไว้จะต้องมีความพร้อมของทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบหรือเป็นมนุษย์ องค์การใหม่ ๆ เกิดขึ้นก็เพราะมีทรัพยากรเพิ่มขึ้นนั่นเอง เช่น มีอัตราการเติบโตของประชากร และการพัฒนาเศรษฐกิจ
2. แรงผลักทางการเมือง (political forces) เป็นอีกลักษณะของการเปลี่ยนแปลงทางสิ่งแวดล้อมที่ส่งผลให้องค์การเปลี่ยนแปลงตามกระบวนการทางการเมือง หลายครั้งที่มีการปฎิรูปก็ได้ส่งผลให้มีการสร้างองค์การขึ้นใหม่ แต่ไม่ได้ยุบของเดิมทิ้งไป
3. เทคโนโลยี (technology) การพัฒนาทางเทคโนโลยีทำให้เกิดนวัตกรรมที่มาทดแทนสิ่งที่ล้าสมัย การค้นพบแต่ละครั้งจะเป็นการเปลี่ยนกระบวนทัศน์ (paradigmatic) เช่น วิวัฒนาการของนาฬิกาดิจิตอลประสบความสำเร็จในการใช้เทคโนโลยีควอร์ซ (quartz technology) ทำให้ปฏิวัติอุตสาหกรรมนาฬิการของโลกแทนที่นาฬิกาแบบที่ใช้จักรหมุนแบบเก่า นวัตกรรมต่าง ๆ นี้สร้างโอกาสใหม่ ๆ และทำให้เกิดองค์การใหม่ ๆ อีกด้วย
4. ลักษณะชาติพันธ์ (ethnic identity) เป็นการเปลี่ยนแปลงการกระจายของลักษณะต่าง ๆ ของสังคมในประชากรที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมขององค์การ เนื่องจากมีชนกลุ่มน้อยได้อพยพเข้ามาจนกระทั่งมีความก้าวหน้าทางเศรษฐกิจ ทำให้เกิดความสำคัญของลักษณะชาติพันธ์ เช่น ในอุตสาหกรรมหนังสือพิมพ์ก็มีหนังสือพิมพ์สำหรับคนต่างชาติเกิดขึ้น
การหล่อหลอมของสิ่งแวดล้อม (environmental imprinting) เป็นกระบวนการของเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการพัฒนาหลักที่มีผลเป็นระยะเวลายาวนาน มาจากเงื่อนไขของการปรับตัวขององค์การเข้ากับสิ่งแวดล้อมและการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ (inertia) ที่ส่งผลต่อการหล่อหลอมลักษณะต่าง ๆ
สรุปข้อคิดเห็น ผู้เขียนค่อนข้างเห็นด้วยกับแนวคิดของการใช้ประชากรศาสตร์ของบริษัทและอุตสาหกรรมของ Carroll และ Hannan แม้ว่าจะใช้ระยะเวลานานในการวางแผนในการเตรียมพร้อมเพื่อปรับตัวเข้ากับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลง ในทางปฏิบัติแล้วิสัยทัศน์ (vision) ของหลายบริษัทก็ได้มองถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะต้องรับมือในอนาคตจากการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค (SWOT analysis) เพื่อนำมาวางแผนกลยุทธ์ต่อไป
เชิงอรรถ
1จาก “Classic of Organization Theory Sixth Edition” โดย Jay M. Shafritz, J. Steven Ott, Yong Suk Jang, 2005, Belmont: หน้า 476-544.
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น